La factura electrónica no es simplemente un PDF enviado por correo. Es un documento digital estructurado, generado y transmitido en un formato homologado que permite su lectura automática por sistemas informáticos. En España, la obligación de utilizarla entre empresarios y profesionales tiene ya una base legal clara: la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, y su desarrollo reglamentario más reciente, el Real Decreto 238/2026, aprobado en marzo de este año.
Lo que cambia en 2026 no es solo la norma, sino su aplicación real: el sistema de facturación electrónica queda ya técnicamente definido, activando la cuenta atrás para su implantación obligatoria. La era del papel, y del PDF improvisado, tiene los días contados.
Factura electrónica y Verifactu, dos conceptos distintos que conviene no confundir
Este es uno de los puntos que más confusión genera entre los clientes, y merece una explicación clara.
- La factura electrónica obligatoria B2B, regulada por la Ley Crea y Crece y desarrollada por el RD 238/2026, se refiere al formato en que deben intercambiarse las facturas entre empresas y profesionales. Obliga a que todas las operaciones entre empresarios se documenten mediante un fichero digital estructurado, legible automáticamente por cualquier software contable, y que se transmita a través de plataformas interoperables o de la solución pública y gratuita de la propia Agencia Tributaria.
- Verifactu, en cambio, es un sistema diferente. Nace de la Ley Antifraude y su objetivo no es regular el intercambio de facturas entre empresas, sino garantizar la integridad y trazabilidad de los registros de facturación frente a Hacienda. En la práctica, obliga a que los programas de facturación generen una huella digital (hash) por cada factura emitida, impidan su modificación posterior y, en determinados casos, remitan automáticamente los registros a la Agencia Tributaria. Afecta a todo tipo de operaciones —no solo B2B— y aplica a cualquier empresa o profesional que utilice software para facturar, salvo en el País Vasco y Navarra, que tienen regulación propia.
Resumiendo, la factura electrónica regula el qué y el cómo del intercambio; Verifactu regula la integridad del proceso de emisión. Son obligaciones complementarias que nacen de leyes distintas y siguen calendarios diferentes, pero convergen en un mismo punto: el software de facturación de tu empresa debe estar preparado para ambas.
¿A quién afecta y cuándo?
Los plazos son escalonados y, en algunos casos, aún sujetos al desarrollo de la correspondiente orden ministerial. Con la información disponible, a mayo de 2026:
Factura electrónica B2B (RD 238/2026) |
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| Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: 1 de octubre de 2027 | Resto de empresas y autónomos: 1 de octubre de 2028 |
Verifactu |
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| Personas jurídicas (sociedades): Desde el 1 de enero de 2027 | Personas físicas y entidades sin personalidad jurídica: Desde el 1 de julio de 2027 |
La conclusión práctica es que Verifactu entrará en vigor antes que la factura electrónica para muchas empresas y una gran mayoría ya lo tiene puesto en práctica, mientras que la factura electrónica B2B tiene aún un margen. Pero ese margen no es razón para esperar, ya que los cambios de software, procesos y formación interna requieren tiempo.
¿Qué debe revisar tu empresa ahora mismo?
Independientemente del tamaño de tu organización, hay una serie de áreas que conviene analizar sin demora.
1. Tu software de facturación
¿Cumple con los requisitos técnicos de Verifactu? ¿Está preparado para emitir facturas en el formato estructurado que exige el RD 238/2026? No todos los programas del mercado están actualizados. Consulta con tu proveedor y pide confirmación por escrito.
2. Tus procesos internos de emisión y recepción
La factura electrónica no es solo un cambio de formato, es un cambio de proceso. ¿Quién emite facturas en tu organización? ¿Y quién las recibe y las registra? Departamentos de administración, contabilidad, compras y también RRHH —en lo relativo a proveedores de formación, selección o servicios de personal— deben conocer el nuevo flujo de trabajo.
3. Tus relaciones con proveedores y clientes
Si recibes facturas de tus proveedores, deberás ser capaz de procesarlas en formato electrónico estructurado. Si emites facturas a otras empresas, ellas también deberán poder recibirlas correctamente. Es un cambio que afecta a toda la cadena.
4. El almacenamiento y conservación de facturas
La normativa exige conservar las facturas electrónicas garantizando su integridad, autenticidad y legibilidad durante el período legal correspondiente. Esto implica contar con sistemas de archivo adecuados, no simplemente una carpeta en el escritorio. Verifactu añade una capa adicional: cualquier documento previo a la factura —proformas, albaranes, borradores— deberá también conservarse con trazabilidad.
5. Tu gestoría o asesoría externa
Asegúrate de que tu asesor está también adaptado al nuevo sistema y de que ambos habéis coordinado cómo fluirá la información entre tu empresa y su despacho.
Una palabra sobre las sanciones
El incumplimiento de la obligación de facturación electrónica puede acarrear multas de hasta 10.000 euros. En el caso de Verifactu, la Ley Antifraude establece sanciones específicas tanto para los fabricantes de software que no cumplan con los requisitos técnicos como para las empresas que utilicen sistemas no homologados. No es un riesgo menor.
La buena noticia es que esta transición, bien gestionada, no solo evita sanciones, también puede mejorar la eficiencia administrativa de tu empresa, reducir errores y agilizar los procesos de cobro y pago. Como en casi todo en fiscalidad, anticiparse siempre sale más barato que correr.
