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Inteligencia artificial y cierre contable

Contabilidad e Inteligencia artificial de la mano con excepciones

Reducir el tiempo de ejecución de las tareas minimizando errores son las principales ventajas de utilizar la IA en contabilidad, sin embargo, para el cierre contable del ejercicio se encuentran diversas limitaciones.

Existen inteligencias artificiales (IA) que escriben, dibujan y hasta hacen videos, pero ¿también funcionan en el mundo contable?

La respuesta es SI, la IA tiene un impacto significativo en contabilidad y finanzas, permitiendo que la profesión contable se modernice y se vuelva más sofisticada.

Al dejar de asumir trabajos rutinarios y repetitivos los profesionales pueden centrarse en áreas estratégicas y dedicar más tiempo a analizar datos que ofrezcan un valor real para el negocio, la IA completa y mejora la capacidad humana ayudando a los departamentos financieros a proporcionar información más precisa.

Los beneficios de su uso en el ámbito contable y financiero son varios:

  • Agiliza procesos.
  • Minimiza errores.
  • Reduce costes.
  • Permite actualizaciones en tiempo real.
  • Apoya las auditorías y garantiza la conformidad legal.

Actualmente una combinación de IA y automatización puede asumir muchas de las tareas que normalmente realizaría un contable, sin embargo, esto tiene sus limitaciones, puede que para obtener el balance o la cuenta de pérdidas y ganancias sólo haya que pulsar un botón, pero esto no ocurre, por ejemplo, con el cierre contable del ejercicio.

Inteligencia artificial y cierre contable

Las revisiones imprescindibles al cierre contable

El cierre nos permitirá determinar con exactitud la marcha de la compañía convirtiéndose en una herramienta clave para la planificación futura. En este proceso las herramientas informáticas pueden facilitarnos parte del trabajo permitiéndonos regularizar el ejercicio, hacer el asiento de cierre y preparar el asiento de apertura del año siguiente en cuestión de minutos, pero para que todo esto sea posible el contable ha tenido que realizar previamente una serie de tareas:

Inmovilizado

El inmovilizado, está formado por aquellos bienes que utilizamos de un modo duradero en el desarrollo de nuestra actividad y los puntos principales a tener en cuenta a cierre son:

Inmovilizado en curso:

  • Capitalizar los gastos financieros en aquellos inmovilizados que requieran más de un año para estar en condiciones de funcionamiento.
  • Pasar a inmovilizado material aquel que ya esté en condiciones de funcionamiento.

Inmovilizado material o inversiones inmobiliarias:

  • Realizar las amortizaciones del inmovilizado atendiendo a su vida útil, conforme establecen las normas de registro y valoración 2ª a 6ª del PGC.
  • Revisar si es necesario realizar cambios en las cuotas de amortización cuando se hayan cambiado las estimaciones contables.
  • Realizar las posibles correcciones valorativas por deterioro.

Inmovilizado intangible:

  • Realizar las amortizaciones y las posibles correcciones valorativas, al igual que en el material.
  • En caso de tener gastos de Investigación, comprobar su posible activación y amortización.

Inteligencia artificial y cierre contable

Existencias

Las existencias son bienes destinados a ser vendidos o utilizados en el proceso de producción y comprobar su estado permitirá a las empresas una mejor planificación.

  • A cierre del ejercicio hay que hacer un inventario de las existencias que tenemos y realizar el asiento de variación de existencias que originará una pérdida o un beneficio.
  • En el caso de que la empresa tenga firmados rappels con proveedores deberá imputar lo que corresponda al ejercicio que se cierra, aunque estos se facturen posteriormente.
  • Realizar las posibles correcciones valorativas.

Cuentas de tesorería

Las cuentas de tesorería son aquellas en las que registramos los movimientos de caja y de las cuentas bancarias de la sociedad, son el reflejo de la liquidez de nuestra empresa.

  • En el caso de la caja debemos realizar el arqueo y ajustar el saldo contable a la realidad.
  • Para las cuentas bancarias realizaremos una conciliación comparando el mayor de la cuenta de banco con el extracto que nos facilita la entidad financiera.
  • Si la empresa dispone de cuentas con saldo en divisas distintas del euro, de acuerdo con la norma de valoración 11ª del PGC (NRV 13ª PGC PYME), debemos ajustarlas a los tipos de cambio existentes a la fecha de finalización del ejercicio.

Ajustes por periodificación

El Principio del Devengo establece que los gastos y los ingresos se deberán imputar en el ejercicio al que afecten, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro. Para cumplir con él deberemos ajustar la parte de los gastos e ingresos que se han contabilizado en el ejercicio pero que corresponden a ejercicios posteriores, así como imputar los gastos e ingresos que se contabilizarán en el siguiente ejercicio, pero pertenecen al ejercicio que estamos cerrando.

Subvenciones

Cuando nos conceden una subvención no reintegrable, como norma general, la debemos contabilizar en el Patrimonio Neto de la empresa y a cierre del ejercicio pasaremos a resultados la parte correspondiente, atendiendo a los criterios de imputación que se establecen en la Norma de Valoración 18ª del PGC.

Activos financieros

  1. Si tenemos activos financieros mantenidos hasta el vencimiento, como obligaciones o bonos, al cierre debemos imputar los intereses devengados y comprobar su posible pérdida de valor.
  2. Si poseemos activos financieros mantenidos para negociar (acciones adquiridas simplemente para conseguir una plusvalía en su venta) al cierre debemos valorarlos por su valor razonable, imputándose los cambios que se produzcan a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio.
  3. Si son activos financieros disponibles para la venta los valoraremos a valor razonable llevando los cambios directamente al patrimonio neto hasta que el activo financiero cause baja del balance o se deteriore, momento en que el importe así reconocido, se imputará a la cuenta de pérdidas y ganancias.

Pasivos financieros

Las cuotas de préstamos pendientes de pago que tengamos al final del ejercicio y que se vayan a pagar en el ejercicio siguiente se deben reclasificar del largo plazo al corto plazo.

Dotación de provisiones

Las provisiones para riesgos y gastos funcionan como una especie de seguro financiero para las empresas, mediante este mecanismo se reservan partidas para contingencias futuras.

Inteligencia artificial y cierre contable

Cuentas de deudores y acreedores

Es importante revisar las cuentas de clientes, proveedores y acreedores, a fin de verificar que están contabilizadas todas las facturas y todos los cobros/pagos, para que los saldos que arrojen a final de año sean correctos y conforme a su naturaleza.

Gastos de personal 

Deberemos revisar que todas las nóminas y las cotizaciones a la Seguridad Social se hayan registrado en las cuentas de gasto y asegurarnos de que la contabilidad coincide con lo declarado por rendimientos del trabajo en los modelos 111 y 190.

Además, debemos confirmar que el saldo de las remuneraciones pendientes de pago es correcto.

Cuentas con las Administraciones Públicas 

Confirmaremos que trimestralmente hemos registrado la regularización de las cuentas de Iva contra las cuentas de Hacienda pública deudora o acreedora.

Por su parte, las cuentas de Hacienda pública acreedora por retenciones deberán cuadrar con las declaraciones presentadas a lo largo del año (modelos 111, 115 y 123).

Conviene también revisar el importe de las cuentas de retenciones y pagos a cuenta, que debe coincidir con la suma de las retenciones que haya soportado la sociedad y los pagos a cuenta que haya presentado (modelos 202).

Por último, el saldo de la cuenta a pagar a la Seguridad Social debe coincidir con el importe de los seguros sociales correspondientes al último mes del ejercicio.

Cuentas 555 y 551

Es posible que a lo largo del ejercicio hayamos usado cuentas como la (555) “partidas pendientes de aplicación” o la (551) “cuenta corriente con socios”, sin embargo, al cierre debemos intentar dejar estas cuentas saldadas.

Una vez terminadas las revisiones, pasaremos a realizar los ajustes para determinar el impuesto de sociedades y contabilizar el asiento correspondiente, en este momento ya estaremos en condiciones de realizar la regularización y el cierre contable del ejercicio.

Para concluir, no se pude negar que la IA completa y mejora la capacidad humana y ayuda a los departamentos financieros a proporcionar información más precisa, pero está lejos de ser sustituto de los humanos en algunos procesos contables.

ESCRITO POR:

Consultora senior del dpto. de Externalización de Procesos Financieros de Atisa

Ana Nevado

Ana Nevado

Consultora del dpto. de Externalización de Procesos Financieros de Atisa

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