Tomar la decisión de automatizar o externalizar ciertos procesos empresariales puede suponer un aumento de la eficiencia, una reducción de los costes y un éxito a largo plazo para cualquier tipo de entidad. Para conseguir el triunfo de esta decisión, ésta deberá de estar alineada de cierta manera con la cultura empresarial y los objetivos estratégicos de la compañía. El hecho de automatizar supone una gran implicación en el uso tecnológico en la realización de aquellas tareas que son repetitivas, buscando una eficiencia interna y una reducción de los errores humanos. En cambio, externalizar un proceso, se basa en la delegación de ciertas tareas o funciones en terceros que cuentan con un alto nivel de experiencia, permitiendo a la entidad enfocarse en sus competencias primordiales.
En cuanto a las empresas, se pueden dividir en 4 grandes grupos de acuerdo con “The Competing Values Framework” desde el punto de vista de la cultura empresarial:
- Modelo de empresas familiares. Se trata de empresas en las que el bienestar del empleado se sitúa en el centro. Son empresas con una cultura optimista en la que los jefes son vistos como líderes y, en general, todas las personas comparten el compromiso de la empresa.
- Modelo de adhocracia. Se trata de empresas más modernas y en una constante búsqueda de la innovación y creación. Las decisiones se toman con un elevado nivel de riesgo y son empresas que se adaptan fácilmente a los cambios y novedades.
- Modelos de empresas jerárquicas. Se trata del modelo más extendido en España. Son entidades con elevados niveles de procedimientos y una estructura muy rígida. La comunicación dentro de la entidad suele ser fluida.
- Modelo de empresas de mercado. Son empresas centradas en los resultados, con líderes exigentes. Los empleados cuentan con objetivos complicados y no se fomenta el trabajo en equipo.
Es importante conocer las características culturales, de tamaño y valores que tiene cada entidad, para así poder decidir cuales son los procesos que se pueden automatizar para mejorar la eficiencia de cada empresa. Por ejemplo, en una empresa pequeña y de cultura familiar, si se implanta un sistema muy complejo de autorizaciones y aprobación de facturas, resultará poco eficiente para las tareas del día a día de la compañía.
Algunos ejemplos de procesos que se pueden automatizar o externalizar son:
- Aplicaciones de gastos de personal: se trata de aplicaciones en las que los empleados que viajen pueden, mediante una foto del ticket imputar sus gastos. Este proceso, si bien es interesante para cualquier modelo de negocio, puede resultar más necesario para empresas de mercado o de cultura de adhocracia, en la que los empleados tienen poco tiempo para la realización de tareas administrativas. Este tipo de APPS pueden reducir tiempos que pueden emplear en la consecución de los objetivos.
- Norma 43, amortizaciones, registro de ventas automático: Puede resultar interesante la utilización de esta herramienta en una empresa familiar y pequeña, en la que la persona encargada de contabilizar los bancos pueda ahorrar tiempo en tareas repetitivas y emplear su tiempo en actividades que aporten más valor.
- Automatizar procesos de aprobaciones de facturas y gastos: Las empresas con una cultura de adhocracia deben tener unos procedimientos escritos y bien definidos de aprobaciones para que el control interno sea correcto y la jerarquía funcione correctamente.
- Automatizar el proceso de gestión de inventario: Esta automatización puede ayudar a mejorar de manera significativa la eficiencia, precisión y visibilidad del inventario a tiempo real. Ayuda a las empresas a reducir errores, tener una optimización del stock, mejorar el servicio al cliente, reducir costes y ayudar a la toma de decisiones. Este proceso es interesante implementarlo independientemente del tipo de cultura empresarial que se posea, aunque sí adecuándose siempre a las necesidades de la cultura propia.
- Automatizar reportings y análisis de datos: Integrar una herramienta que proporcione reportings sobre la actividad de la entidad va a ofrecer insights valiosos, contribuyendo al éxito y al crecimiento de la empresa y facilitando la toma de decisiones. Esta automatización es idónea para aquellas empresas que poseen un modelo de adhocracia y de mercado, ya que permite tener un detalle más preciso de los resultados de la actividad en tiempo real, además se reducir errores, contar con una comparativa y seguimiento de métrica a lo largo del tiempo y poder identificar tendencias o anomalías de una manera más rápida.
Existen diversas automatizaciones y externalización de procesos que las compañías pueden implementar en su actividad empresarial. La clave para que estos procesos ofrezcan resultados exitosos es que exista una alineación con la cultura de la empresa. Adaptar esta estrategia acorde con el tipo de cultura que se posea va a asegurar que se mejore la operatividad, a la vez de mantener la identidad y los valores fundamentales que le caracterizan a la compañía, impulsando un crecimiento sostenible y exitoso.
