Registro de jornada: aplicación práctica

Lo que debemos tener claro es que el sistema que implementemos en nuestras empresas debe dar respuesta a toda la casuística, ya que ante una inspección laboral debemos tener el registro de todos los trabajadores, independientemente de su lugar, estado, o desempeño del trabajo que le corresponda. Es decir, debemos ser capaces de registrar la jornada de forma estática, móvil y en tiempo real.

Este registro o fichaje representa la entrada, salida o una entrada/salida con una incidencia (visita médica, descanso, viaje, formación, una bolsa de horas, horas extra…). Todos los fichajes conformarán el registro horario del trabajador cada día.

Para ello, es importante tener en cuenta la naturaleza de todas estas incidencias, ya que dando lugar a situaciones de absentismo pueden definirse de distintas maneras: computar o no dentro de la jornada, ser recuperables, retribuibles, afectar a nómina, etc., tales como: visita al médico, formación, viaje, asuntos personales, trabajos exteriores, descanso, etc…

Finalidad del recepto (RD LEY 8/2019)

1. Crear un marco de seguridad jurídica en las relaciones empresa – trabajador/a.
2. Posibilitar el control por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para poder:
   • Facilitar el conocimiento de la jornada real, evitando la exigencia de jornadas superiores a la legal o convencionalmente establecida.
   • Asegurar su compensación en forma de salarios o descansos.

Claves para cumplir con el registro de jornada laboral

1. 1. Obligatoriedad

      • Aplica a todos los trabajadores/as de todos los sectores de actividad, sin importar categoría profesional, y a todas las empresas sin importar su tamaño u organización.
      • Se exceptúan trabajadores/as por cuenta propia o socios trabajadores/as de cooperativas.
      • Excluidos trabajadores/as de alta dirección de acuerdo a su normativa.
      • Trabajadores/as con relación laboral de carácter especial (ejem: deportistas, servicio del hogar), de acuerdo a su propia normativa.
      • Se debe registrar, la jornada de los trabajadores/as que, no siendo altos directivos, tuvieran pacto de libre disposición o plena disposición horaria, como parte de sus obligaciones contractuales, pudiéndose interpretar (siempre que no haya abuso de derecho),que la retribución obtenida por el trabajador/a ya compensa de manera proporcionada esa mayor exigencia de tiempo de trabajo.
      • La empresa debe garantizar el registro diario de la jornada, obligando a:
        • Registro horario (entrada y salida).
        • Registro de jornada (número de horas).
        • Organizar y documentar el registro, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa.
        • Conservar durante cuatro años los registros.

   2. Qué debemos reflejar como contenido del registro horario

      • Registro de inicio y n de la jornada laboral.Problema: el tiempo de trabajo no es una realidad común, puesto en la actualidad existen diferentes horarios de distinta naturaleza, desde fijos, flexibles, libres; se contemplan jornadas continuadas, partidas o intensivas; jornadas que se inician o finalizan en el centro de trabajo y jornadas que no; tele trabajadores/as; tiempos de trabajo efectivo y otros de mera presencia, de espera y de disponibilidad; distribuciones irregulares de la jornada y adaptaciones de ésta por razones de conciliación de la vida familiar y laboral.Tampoco se produce una realidad homogénea en las empresas, puesto que las necesidades que puede tener la pequeña empresa (2 a 5 empleados, por ejemplo), son muy diferentes de las que puede abordar una empresa multinacional. Obliga a analizar qué fórmulas son las que mejor se adaptan a cada tipo de empresa.No se contempla la presente obligación de registro regulada, una regla especial atendiendo a la multiplicidad de tipos de jornada o empresas existente, sino que se impone para todos y sin excepciones. De ahí que el sistema de control horario que se aplique es esencial para reconocer la totalidad de la jornada efectiva de trabajo adaptada a cada tipo de jornada laboral, para así poder registrar y analizar el saldo de horas pertinente con independencia del tipo de jornada laboral que se realice.Por ello, es recomendable que cada mes o semana, deberían de totalizarse las horas ordinarias como las horas extraordinarias (horas en cómputo diario, semanal o mensual por encima de la jornada ordinaria). Además, cuando se producen estas horas y son perfectamente identificables, la empresa debería compensarlas con tiempo de descanso o con retribución en el plazo de 4 meses.
      • Jornada laboral: es el tiempo efectivo y real trabajado. Además, se incluyen las pausas diarias obligatorias y voluntarias (por ejemplo, almuerzos y comidas). Por tanto, también deberán registrarse tales pausas o salidas.
      • Trabajadores desplazados fuera 3. del centro de trabajo habitual (viajan circunstancialmente con o sin pernocta). ¿Cómo computa la jornada de estos trabajadores? ¿Cuentan todas las horas a efectos del registro de jornada? Se computa como jornada:
        • Las horas que el trabajador/a se encuentra fuera del centro de trabajo, pero bajo la esfera organizativa del empresario.
        • Las horas de pernocta, al no ser tiempo de trabajo efectivo, no computan a efectos de jornada laboral.
        • Sin embargo, si el trabajador tiene un accidente durante ese periodo sí que se considera tiempo de trabajo a efectos de una posible baja laboral.
      • Distribución irregular de la jornada: en ciertos momentos del año, la jornada diaria supera a la legal. ¿Cómo se computa la jornada?
        • Siempre que la distribución se realice dentro de los límites legales, no hay ningún problema.
        • Se debe globalizar o totalizar y contabilizar, de tal forma que el cómputo total no supere los límites legales y convencionales.
        • Se recomienda publicar el calendario con la distribución irregular, y en la medida de lo posible, adaptar el sistema para que no se registren horas cuando realmente no se están produciendo.
      • Los descansos (fumar, café, etc.): La norma hace referencia al “horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo” de cada empleado. No obstante, si solamente existen estos dos fichajes, se presumirá que todo el tiempo transcurrido entre dichos momentos es jornada efectiva de trabajo. La recomendación del MITRAMISS es que, para evitar tal presunción, las empresas registren las pausas diarias, ya sean obligatorias o voluntarias.Por lo tanto, a no ser que convencionalmente se establezca lo contrario, las pausas para tomar el café de media mañana o las salidas a fumar no son tiempo efectivo de trabajo y deberían de registrarse en el sistema, salvo que se tenga establecido algún pacto de empresa que las establezca como prolongación no efectiva de la jornada laboral.

   3. Qué medios son válidos para el correcto control de registro

      La normativa no exige un determinado método de registro. Así pues, es válido el soporte papel con una hoja de firmas; o en formato digital como una tarjeta de registro o huella digital.

      Imprescindible que el medio utilizado permita que el registro proporcione información:

      • No sea manipulable a posteriori.
      • Que el registro respete los derechos de protección de datos sobre la información facilitada.

   4. Implementación a través de la negociación colectiva o acuerdo de empresa

      En ausencia de criterios objetivos de implementación, el legislador ha indicado que se debe de contar con la representación de los trabajadores para que se negocien las diferentes fórmulas de implementación del registro de jornada, en atención a las necesidades, características y circunstancias organizativas de cada empresa.

      En este sentido, si la empresa cuenta con representantes de los trabajadores se recomienda al empresario acudir a la negociación colectiva para configurar la fórmula más idónea y adecuada de registro de la jornada en la empresa, ahora bien, en caso de no existir representación legal (como ocurre en gran parte de las empresas), se tendría que implementar dicho registro respetando el marco legal instaurado a través de la negociación colectiva de ámbito superior.

      En ausencia de representación legal de los trabajadores, las empresas deberán aplican una política de control horario que respete lo dispuesto en el Convenio Colectivo que resulte de aplicación, en el Estatuto de los Trabajadores y, por último, la garantía de derechos digitales, sin olvidar normativa que podría ser de aplicación con carácter supletorio.

   5. Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social (ITSS)

      Se debe recordar que esta materia ha venido siendo objeto de revisión por parte de la ITSS, en su origen, de la instrucción 3/2016 sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y horas extraordinarias, y que posterior- mente fue adaptada mediante la instrucción 1/2017.

      Mediante Criterio 101/2019, adapta su criterio –en línea con el inicial recogido en la instrucción 3/2016, para exigir el cumplimiento de la norma con el registro diario de la jornada diaria, aun cuando no se realicen horas extraordinarias- e intensifique su labor inspectora en este ámbito.

   6. Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales

      Dentro de las distintas soluciones digitales que se ofrecen y con carácter previo a valorar las diferentes fórmulas en su implementación, la empresa deberá analizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y garantía de derechos digitales, sobre todo en lo que se re ere a la esfera de privacidad, intimidad y dignidad de la persona trabajadora, todo ello, a n de evitar incurrir en algún tipo de vulneración de un derecho fundamental en contra del trabajador.

      La Ley reconoce expresamente el derecho de los trabajadores a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empresa y obliga a las empresas a establecer los criterios de utilización de tales dispositivos digitales.

      Los ficheros que contengan los datos de los trabajadores, deberán de tener una especial protección.

   7. Sanciones por Incumplimiento

      Incumplir esta obligación será una infracción grave que supone una multa de 206 a 6.250 euros.