Evolucionar es determinante. Supone poner en marcha una estrategia de transformación que eleve los procesos, productos y servicios al siguiente nivel, perfeccionándolos, sin pausa, mediante un ciclo dinámico de evaluación y mejora continua. Desde esta perspectiva, este tipo de estrategia supone una ventaja competitiva para las empresas, y aunque requiere de disciplina, también debe su éxito a otros factores que explican metodologías como la Kaizen, que nace del concepto japonés Kai, de ‘cambio’, y Zen, ‘bueno’, acuñado por Masaaki Imai a mediados de los ochenta.
Imai basa su filosofía en conseguir la eficiencia empresarial, mediante continuas y pequeñas mejoras graduales, permitiendo una adaptación al medio más natural y progresiva. Lo que recuerda, que los pequeños cambios acumulativos generan grandes resultados.
Ahora bien, ¿se puede aplicar el método Kaizen en una oficina del sector servicios? Está claro que sí, pues la mejora continua es un principio transversal que trasciende épocas, sectores o actividades.
Asimismo, ¿podríamos aplicar el método Kaizen en la era digital? Por supuesto que sí, pues la mejora continua en una herramienta de enorme valor añadido porque perfecciona:
- La predicción y detección inteligente de problemas a través de IA. (Inteligencia Artificial).
- La digitalización de procesos y documentos mediante BPM (Gestión de Procesos de Negocio).
- La automatización eficiente a través de RPA (Automatización de Procesos mediante Robots) u otras soluciones.
- La escalabilidad sin límites de las mejoras.
- El control del rendimiento, a tiempo real, mediante Big Data y dashboard interactivos.
- Por último y a fin de concluir el tema de la aplicabilidad del Kaizen, ¿se puede aplicar a Sistemas de Gestión con distintos niveles de maduración? Desde luego, pues siempre hay espacio para ser mejores, sin importar cuán alto ya estés.
Metodología de trabajo: Rueda de Deming
Uno de los métodos más utilizados para implantar mejoras es ‘La rueda de Deming’ que, debe su nombre al estadista y experto en calidad William Edwards Deming, y consta de 4 etapas:
- Elaborar un plan.
- Llevarlo a cabo.
- Analizar el resultado.
- Retocarlo, si es necesario, para obtener los resultados esperados.
Claves de un Kaizen exitoso
- Establecer un alcance pequeño.
- Determinar correctamente las causas raíz del problema.
- Poner nombre a la meta. ¿Queremos mejorar la calidad, el tiempo o los costes?
- Implantar pequeñas mejoras viables y medibles que ataquen a las causas raíz.
- Constancia, pues se trata de un método de cambio gradual.
- Sostenibilidad, pues, la cultura Kaizen, debe ser sostenible.
Dónde se ha usado
Multitud de empresas aplican el método Kaizen, ejemplo de ello, son cualquiera de las empresas ganadoras de las distintas ediciones de los premios Kaizen Lean de Kaizen Institute España, ejemplo de ello es Angulas Aguinaga, premio a la excelencia operacional 2024 por mejorar la operativa de sus distintos centros a través de distintos proyectos de cambio, uno de ellos, se llevó a cabo en su planta de Burgos donde, consiguió mejorar su productividad un 17% gracias a la implantación de reuniones Kaizen en todos los niveles de la fábrica, a la mejora de sus procesos y a la definición y seguimiento de KPIS.
El Kaizen y su relación con otras metodologias
El Kaizen tiene una relación estrecha con Lean y Six Sigma y puede coexistir con otras metodologías como agile, teoría de restricciones y muchas otras. El reto es explorar otras metodologías, fusionarlas y crear la tuya propia.
Cómo implantarlo
Lo más complicado siempre es cambiar la cultura pues, implica orientar la mentalidad del Consejo, de los directivos y de los empleados hacia la mejora continua.
Acciones que llevar a cabo:
- Conseguir el compromiso de la Dirección, pues será la brújula que marque el camino al resto de la organización.
- Crear y formar a los distintos perfiles en la metodología Kaizen.
- Llevar a cabo el “Plan de Comunicación y concienciación” a las distintas partes interesadas.
- Integrar la metodología kaizen en la visión, misión y en la operativa diaria.
Roles
Cada actor juega un papel clave en el proceso de mejora continua, desde la estrategia hasta la ejecución. A continuación, exploramos los principales roles:
- Visionarios estratégicos: La Alta Dirección, es la encargada de definir las metas estratégicas de la mejora continua, garantizar los recursos esenciales y liderar el seguimiento y evaluación de los resultados alcanzados.
- Facilitadores: Los gerentes y mandos intermedios tienen la misión de transformar las estrategias en acciones concretas, derribar barreras operativas, supervisar la implantación de las mejoras y comunicar los resultados directamente a la Alta Dirección.
- Promotores del cambio: Los jefes de equipo lideran a sus grupos en la identificación y resolución de problemas, impulsándolos hacia mejoras pequeñas, viables y medibles.
- Agentes de la mejora: Los empleados son el motor del cambio: identifican problemas en su área, proponen soluciones y se involucran activamente en su implantación.
- Cliente interno o externo: Su objetivo es proporcionar feedback sobre los resultados, ayudando a validar el éxito de las iniciativas.
- Otros roles especializados: En algunas organizaciones, se asigna un experto, en Kaizen, que forme y guíe al personal durante todo el proceso, asegurando resultados efectivos.
Herramientas
En cuanto a sus herramientas, hay infinidad de ellas, unas más técnicas que otras, entre las más populares están las siguientes: Lluvia de Ideas, flujogramas, 5W 2H (definición de problemas usando como mecanismo distintas preguntas), VSM (mapa del flujo de valor), 5S (método de orden y limpieza) o Ishikawa (diagrama de causa efecto para la resolución de problemas).
En primera persona
Durante mi trayectoria profesional, he tenido el privilegio de liderar procesos de transformación en empresas de distintos tamaños, desde medianas empresas hasta gigantes del Ibex 35 y, si algo he aprendido, es que el éxito del cambio no depende solo de la metodología, sino de gestionar con maestría la cultura organizacional, las personas y sus resistencias.
En cuanto a los usos, el enfoque Kaizen, me ha sido de gran utilidad, por ejemplo, para optimizar el parque de RPA en una multinacional. Al dividir el RPA en tres partes: acceso a la aplicación, ejecución de la tarea (como actualizar registros) y salida, logramos reducir significativamente (hasta 2/3) el esfuerzo y tiempo de desarrollo pues, los técnicos, solo necesitan programar la parte central, reutilizando las secciones de acceso y salida.
Otro caso destacado, fue la recuperación de cientos de miles de euros, en facturación perdida, por problemas de lectura en el rolling (cinta transportadora de envíos). Tras el análisis de causas, descubrimos que el fallo se debía al sobrecalentamiento del lector en verano. La solución: refrigerar la máquina, evitando así la costosa sustitución del rolling y generando un ahorro igualmente millonario.»
Moraleja
Finalmente, reflexionando sobre lo aprendido, la idea principal sería: “No intentes comerte la tarta de un solo bocado, descompón el problema en pequeñas porciones y abordarlas una a una mediante mejora continua”.
